Sin importar el tamaño, ingresos o actividad económica de la compañía, todos los empleadores que realizan pagos a sus trabajadores cuentan con un proceso llamado comúnmente “nómina”, algunas complejas que incluyen procedimientos no solo de conocimiento laboral, sino también tributario, y aquellas que no van más allá de un par de descuentos y un neto a pagar. Lo cierto es que aun cuando los valores devengados por el trabajador pueden ser el mínimo establecido en Colombia, todo proceso de nómina puede acarrear consecuencias graves para el empleador, debido, en gran parte, al profundo desconocimiento normativo que existe. Sin embargo, sería injusto solamente culpar al empleador de este desconocimiento, pues desde el principio se evidencia un absoluto desinterés de las instituciones de educación superior por enseñar esta labor tan compleja, ya que venden el conocimiento como estudios adicionales a una carrera profesional en lugar de darle la importancia que merece.

Hay que entender que lo que decidimos llamar nómina comprende internamente cuatro grandes procesos descritos: pago a trabajadores, pago a sistemas de seguridad social y parafiscales, provisión de valores para prestaciones sociales, cálculo y pago de obligaciones tributarias, fiscales y judiciales.

En Latinoamérica, cerca de seis países comparten aspectos muy similares con la regulación colombiana en materia laboral. Sin embargo, está comprobado que, de todos, nuestro país cuenta con el método de aporte y contribución más complejo, lo cual se evidencia en que, por ejemplo, hay por lo menos cuatro formas distintas de determinar el ingreso base cotización (IBC), además, entender que no es igual el Sistema Integral de Seguridad Social (SISS) que el sistema parafiscal y que, por lo tanto, para ambos, el IBC se calcula distinto, así como que la base para aportar de ellos no es la misma base que utiliza la Dian para determinar si un empleador debe realizar retención en la fuente por salarios a su trabajador y, por último, que las prestaciones sociales determinadas por la ley como cesantías, intereses de cesantías, prima y descansos remunerados o vacaciones se calculan de una manera completamente distinta.

Es aquí cuando nace la pregunta: ¿Mi empresa o yo como empleador tenemos la capacidad suficiente para ejecutar el proceso de nómina? ¿Puedo hacerlo sin poner mi patrimonio en peligro? Personalmente, considero que un proceso de nómina es la unión perfecta de tres factores completamente necesarios. El primero de ellos es un software de nómina ajustado a las necesidades de mi empresa o mi actividad, porque no todos los empleadores son iguales, sin que esta necesidad pase por encima lo que se está establecido legalmente. La segunda está enfocada en un personal 100 % calificado y con habilidades no solo numéricas, sino también de análisis que le permita al empleador encontrar errores desde la misma vinculación del personal y, por último, pero, no menos importante, un empleador dispuesto a no ceder ante la tentación de evadir las responsabilidades interpuestas por la norma y vigilada muy celosamente por entidades que a la hora de fiscalizar no tienen piedad alguna.

La UGPP y la Dian

Para el año 2016, la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP) ya había adelantado cerca de 20.000 procesos de fiscalización, de los cuales el 13,3 % correspondían a empleadores, lo que quiere decir que en sus primeros cuatro años de gestión 2.660 empleadores tuvieron que soportar ante la UGPP el porqué de sus cálculos erróneos y demás, así que vale la pena preguntarse en qué porcentaje estamos actualmente.

A todo este panorama hay que sumarle la automatización del reporte a la Dian por medio de la nómina electrónica, situación que ha puesto en jaque a más de un empleador, porque si antes daba miedo equivocarse, ¡ahora aterra!  Se acaba el tiempo y el espacio se reduce cada vez más para aquellos que se niegan a ejercer un control adecuado de lo que se refiere a los pagos de sus trabajadores.

La posguerra trajo algunos cambios en el mundo empresarial, entre ellos la aparición del concepto “tercerización”, algo un poco difícil de entender al principio, pero que, a largo plazo, ofrece alternativas favorables para toda organización: empaquetado, distribución, recolección, administración y contabilidad, prácticamente todas las áreas de una empresa caben en ese concepto, que no es otra cosa que dejar en manos de especialistas la ejecución de un proceso que para la empresa resulta costoso de llevar por sus propios medios.

Para los que analizan las cifras de las empresas, resulta llamativo el ahorro que representa el hecho de no tener equipos que pueden ir desde una persona, hasta un área entera laborando en las instalaciones de la compañía, de las que, además de su sueldo, requieren aportes a seguridad social, parafiscales, pago de prestaciones sociales, equipos y servicios públicos, entre otros, a cambio de tener un equipo de especialistas a su entera disposición listos para procesar la información suministrada por la empresa en los periodos que la misma considere adecuados, ya sean semanales, quincenales, mensuales y cualquier otro que pueda ser efectuado.

La estrategia puede llevar los resultados favorables de una compañía al punto más alto del ahorro en el gasto anual y con la completa seguridad de no tener que llegar a justificar ante ninguna entidad sus procedimientos, siempre y cuando se haga con un tercero no solamente reconocido, sino también profesional y responsable. El ciclo de cambios tecnológicos ha abierto las puertas a procesos tal vez más complicados, pero no ha existido mayor oportunidad de mejora que esta que estamos viviendo, pues, como se dice popularmente “es ahora o nunca”.

Este es el momento de poder garantizar como gerencia un debido aporte a las administradoras del Sistema de Seguridad Social, la optimización de recursos en ahorro de tiempo y dinero, lo que también parece como un salvavidas para los revisores fiscales que con su firma “certifican” que los aportes están realizados de manera correcta. Si usted, señor empleador, está decidido a tener entre sus opciones la tercerización de un proceso tan delicado como la nómina, asegúrese de tener una asesoría y respaldo integral, porque muchos son los “profesionales” en el mercado, pero es necesario tener la certeza que ante cualquier reclamación el empleador no será el doliente.

A la nómina suelo definirla como un proceso operativo que respalda las acciones legales definidas en un contrato laboral y, por ende, no puede existir sin una real asesoría tanto jurídica como tributaria, desde allí nacen todas las posibilidades que pueden tener los empleadores para cumplir con dicho elemento integrante del contrato laboral, definido en los artículos 127 y 128 del Código Sustantivo del Trabajo, pues de este proceso nacen las grandes decisiones de la compañía en cuanto a gestión humana, como beneficios, ayudas, auxilios, remuneraciones y demás.

Es un proceso que respalda e integra otras operaciones, como el reporte, recobro y recaudo de incapacidades reconocidas por entidades promotoras de salud y aseguradoras de riesgos laborales, que es otro foco de pérdidas agigantadas de dinero para las organizaciones, ya que más del 45 % de las incapacidades en Colombia no se recobra y, naturalmente, necesita del ojo de un abogado experto en el tema y de un contador que asegure su tributación, sin que eso signifique que estos perfiles sean quienes las elaboren.

En conclusión, pasamos de mantener costosos sistemas y áreas para reconocer un ligero costo de administración, que puede oscilar entre el 10 % y el 25% de la suma total de los tres procesos descritos anteriormente, claramente dependiendo de la cantidad de personal o novedades que integre la compañía.

Las empresas de hoy son dinámicas, flexibles y arriesgadas. Es el momento de enfocar todos sus esfuerzos en la ejecución real de su propósito o actividad económica, mientras que profesionales en la materia toman en sus manos la gran responsabilidad de ese proceso al que muchos en las empresas le huyen: el manejo de la nómina.